Een project is geen rechte lijn van A naar B. Het is een rondreis waarbij verwachtingen, belangen, geld, tijd en kwaliteit in balans worden gehouden om een vooraf gedefinieerd eindresultaat te boeken. Oftewel: je weet waar je eindigt, maar nog niet wat je onderweg allemaal tegenkomt. Projectmanagement maakt projecten beheersbaar, uitvoerbaar en voorspelbaar.

 

Drie fasen

Een project kent drie fasen. De eerste fase is de startfase. Je bereidt je voor en brengt de mensen en de andere stakeholders bij elkaar. Het begin is voortvarend, iedereen heeft er zin in: we zijn begonnen! Het tweede en middelste deel is ‘messy’, rommelig. Het enthousiasme van het begin loopt terug, en het einde is nog niet echt in zicht. De eerste tegenslagen dienen zich aan. De zaken lopen anders. Het kost moeite om de snelheid en de motivatie erin te houden: het is nog ver. En dan komt de laatste fase. Het doel is in zicht, en het is duidelijk hoe en wanneer het project wordt opgeleverd. De motivatie neemt weer toe. Het spreekwoordelijke paard ruikt de stal, dus moeten we onze kop erbij houden om het project succesvol af te ronden.

 

Projectaanpak: lean

Wij vinden dat er geen recepten zijn. Er bestaan wel veel ‘best practices’, waar iedereen zijn of haar voordeel mee kan doen. Modern projectmanagement betekent het snel herkennen van onduidelijkheid en het flexibel blijven ondanks de druk van resultaten. Het mag allemaal sneller, goedkoper en beter, bij gelijkblijvende kwaliteit. Wij kiezen er daarom voor om een aantal lean bouwstenen te gebruiken, zoals:

 

  • Een gedegen voorbereiding (voorbeeld: whitepaper projectcharter)
  • Aandacht besteden aan de teamsamenstelling 
  • Stakeholdermanagement
  • Regulier continu overleg door middel van dag- en weekstarts 
  • Respect voor mensen, hun inzichten en hun ideeën
  • Verspilling, overspanning en te veel variatie herkennen en actie ondernemen
  • Kort cyclisch werken: veel kleine, overzichtelijke stappen zetten
  • ‘go gemba’: zoek eerstehands informatie daar waar ze ontstaat
  • Flow nastreven, flowbrekers opmerken en wegwerken 
  • Successen vieren

 

Op deze manier zijn projecten zo simpel mogelijk. We verminderen de complexiteit zodat we controle houden, waardoor direct de ruimte voor de gewenste en noodzakelijke flexibiliteit ontstaat.

 

Project programma management

Elk bedrijf heeft meerdere projecten tegelijk lopen. Meestal veel meer dan je in eerste instantie kunt opnoemen. In onze ervaring moet de eerste inschatting met een factor 5 tot 10 worden vermenigvuldigd.

 

Dit verschijnsel is een van de belangrijkste oorzaken van stroperigheid, stress en tijdgebrek in bedrijven. Dat komt aan de ene kant omdat een project beginnen nu eenmaal gemakkelijker en vooral leuker is dan een project afronden. Ten tweede herinnert een mens zich veel beter zaken die nog lopen, dan zaken die afgerond zijn. Het ‘onderhanden werk’ neemt zo flink toe, met als gevolg dat doorlooptijden en foutkansen toenemen.

 

Project programma management (PPM) houdt overzicht en bewaakt de draagkracht van mensen en het bedrijf. Het brengt de kwaliteit van projecten omhoog en de doorlooptijden omlaag. Bijvoorbeeld door:

  • Actieve regie op het starten van projecten
  • Het opsporen van overlap en strijdigheid tussen projecten
  • Actieve regie op actualiteit: is het project nog wel nodig?
  • Het stellen van prioriteiten
  • Het in de gaten houden van de voortgang

 

     ZIE OOK: VERANDERMANAGEMENT     

 


 

Ben je benieuwd naar onze aanpak, wil je meer weten over projectmanagement of wil je gewoon eens kennismaken? Stel dan hieronder je vraag of neem contact op via +31 (0)651 266 350.

 

 

Je vraag

*) Verplicht in te vullen